Règle #2 Organiser la charge de travail
Suivre les temps, c'est devenu has been !
Comment sont répartis les dossiers dans votre cabinet ?
Dans le cadre de la Profession Comptable 2030, j’interviens régulièrement dans des cabinets et je pose très régulièrement cette question qui me permet de prendre la “température” et de comprendre le ressenti des équipes.
Et très régulièrement, j’ai le même retour : la plupart des dossiers sont donnés en fonction :
Des compétences de l’équipe
Du dernier qui a “perdu” un dossier
Si vous ne voyez pas le problème, c’est qu’il y en a un.
En effet, chacun s’accordera à dire que tous les dossiers ne se valent pas à chiffre d’affaires égal. Cependant, j’observe que régulièrement, on gère un nombre de dossiers sans tenir compte de la durée que le collab’ va passer dessus. Et pour aller plus loin, si le temps à passer est estimé sur un dossier, il est calculé :
Soit par rapport à ce que faisait l’ancien collab’ dessus (celui qui avait donc acquis une expérience incroyable et le maîtrisait à la perfection)
Soit par rapport à ce que pense le manager ou l’EC (qui va souvent très vite)
Résultat ? On se retrouve avec des collab’ qui peuvent être surchargés tandis que d’autres finiront la PF début février.
J’ai donc une solution pour vous :
Le planning de capacité
Loin d’être un outil révolutionnaire, il s’agit pour moi d’une façon plus logique de répartir les dossiers avec un outil révolutionnaire et moderne : Excel.
Le but du jeu est très simple : demander à votre équipe combien de temps ils passent sur un dossier !
HM : Heures mensuelles
HA : Heures annuelles
Il ne s’agit pas d’être précis mais d’obtenir une estimation dossier par dossier.
Vous allez ainsi pouvoir déterminer si votre collab’ est en surcharge ou non et s’il consacre assez de temps au conseil/accompagnement.
Astuce : arrêtez de saisir et faire saisir les temps !
Je lance un pavé dans la mare mais je suis convaincu que la saisie des temps est “inutile” dans la plupart des cas.
Tout d’abord, cette saisie est chronophage : 5min par jour = 3 jours de travail par an. Je n’ai pas envie de payer des salariés à saisir.
Ensuite cette saisie est souvent fausse : tous les collab’ saisir leurs temps au jugé car il est difficile de se concentrer uniquement sur des sessions de travail mono-client.
Enfin, si vous avez positionné votre cabinet sur un accompagnement lié à la valeur ajoutée que vous apportez, vous facturez normalement des honoraires qui ne sont pas liés à un volume d’heure. Par conséquent, il me semble délicat voire contre productif de réajuster des honoraires “parce qu’on passe plus de temps”.
C’est pourquoi je vous invite à faire confiance à votre équipe pour remplir le planning de capacité et à travailler votre offre de services pour vous positionner différemment auprès de vos clients !
L’outil de la semaine : ZéroVocaux
Vous détestez qu’on vous envoie un vocal ? Moi aussi.
Pourquoi les gens qui s’obstinent à faire ça, parce que c’est “pratique” vont presque systématiquement créer des vocaux de 12min pour poser une question ?
C’est là qu’intervient un outil totalement gratuit : ZéroVocaux
Convertissez gratuitement et de façon sécurisez les vocaux reçus pour éventuellement les partager à vos équipes si nécessaires, les mettre dans votre CRM et les lire plus rapidement que vous ne les auriez écoutés !
N’hésitez pas à me dire en commentaires ce que vous avez pensé de cette dernière publication !